[현장에서]사무기기, TCO 절감이 화두

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[현장에서]사무기기, TCO 절감이 화두

 사무기기 사용에 따른 관리 비용이 전사 매출의 1∼3%에 달하면서 이를 줄이려는 노력은 당면 과제로 떠올랐다.

 사무기기를 통한 관리비용 절감 방법 중 가장 쉽게 시도해볼 수 있는 것이 출력량 관리를 통한 비용 절감이다. 얼마나 쓰는지를 알면, 체계적인 장단기 계획을 수립하고 절감 방법을 세울 수 있다. 출력량 제한방법으로는 사원카드로 로그인한 사람만 복합기를 사용할 수 있도록 해 복합기·프린터 사용자 출력량을 통제하는 방법이 있다. 데이터베이스에 저장한 로그 데이터를 기준으로 출력량을 제한하면 예산 범위 내에서 출력 비용을 제어할 수 있다.

 다음으로는 아예 불필요한 종이문서를 전자문서로 바꿔 직접적인 방법으로 출력 비용을 줄일 수 있다. 가장 쉽게 전자화할 수 있는 문서는 바로 팩스 문서. 팩시밀리로 들어오는 모든 문서를 출력하는 것은 상당히 비효율적이고 팩스를 보내기 위해 출력하는 비용 또한 낭비 요소다. 팩스 문서를 전자화하면 출력량의 상당 부분을 줄일 수 있다. 수신 팩스를 간단하게 전자화하거나, 웹 기반의 팩스 프로그램으로 마치 e메일을 사용하는 것처럼 팩스를 주고받을 수도 있다.

사무기기 업체가 제공 중인 기업 문서관리 컨설팅 서비스를 받아보는 것도 좋다. 사용 중인 출력기기 대수·출력매수·출력기기 종류 등을 토대로 전문 컨설팅을 받아 기종을 교체하거나 배치를 효율화해 절감 비용 등을 구체적으로 확인할 수 있기 때문이다.

기업은 간단한 방법 도입만으로도 막대한 비용을 줄일 수 있다. 단지 제품 구입 비용만이 문제가 아니라 구매한 제품을 어떻게 효율적으로 관리하는지가 기업 경쟁력의 관건이 된 요즘, 모든 기업의 생존 화두는 바로 ‘총소요비용(TCO)’ 절감이다.

 배철호 한국후지제록스 프로덕트 마케팅팀장 cheolho.bae@kor.fujixerox.com