[기고]다큐먼트 플랫폼으로 문서 관리 패러다임 변화

최종신 파수닷컴 다큐먼트플랫폼 사업본부장
최종신 파수닷컴 다큐먼트플랫폼 사업본부장

최근 지능화 정보 사회에 대한 변화의 물결이 사회 전반에 걸쳐 거세게 불고 있다. 비약 발전한 컴퓨팅 파워로 이론으로만 머물러 있던 다양한 인공지능(AI) 기술이 현실에서 다양하게 구현되고 있다. 빠른 변화 속에서도 유독 기업 내부 업무 환경은 보수색을 유지, 변화의 폭이 넓지 못한 편이다.기업에서 일어나는 업무 대부분은 문서를 매개체로 이뤄진다. 업무 내용을 정리한 성과물로 문서가 활용되기도 하고, 협업 수단으로도 이용하는 경우가 대부분이다. 이에 따라 기업에서 문서는 업무 흐름 전반을 통해 중요한 자산 성격을 띠기도 한다. 과거 3차 산업혁명이라 불리는, 컴퓨터를 활용한 업무 자동화 흐름 속에서는 문서를 관리하려는 소프트웨어(SW) 도구가 다각도로 고안되고 기업에 의해 채택됐다.

문서 관리 환경에 전산 체계가 도입됐다고는 하지만 근본 변화를 느끼기에는 개선 폭이 크지 않았다. 여전히 문서 분류는 폴더 등 저장 위치에 기반을 두고 이뤄진다. 파일명으로 관리되는 디지털화된 문서는 사용자의 기억이나 판단에 의존해 시스템에 저장되고, 검색을 통해 다시 활용된다. 수백 년 지속돼 온 문서관리 체계를 그대로 전산 체계로 옮긴 형태에서 크게 벗어나지 못했다.

기업 경쟁력은 이제 더 이상 개인 업무 역량에만 의존하기보다 팀 위주로 일어나는 협업 산출물을 어떻게 잘 관리해 효과 높게 공유하는가에 성패가 갈린다.

협업을 매개로 하는 문서의 중요성은 오히려 더 높아진다. 또 문서 자체를 잘 저장하고 외부로부터 보호하는 것에만 머물기보다 문서 간 연관성을 따져보고 서로 필요한 연결을 통해 기업 경쟁력에 도움을 주려는 패러다임 변화가 필요한 시점이다.

이미 문서 자산 관리를 위해 도입한 다양한 기존의 시스템을 모두 버리고 새로운 시스템을 도입할 수는 없는 현실이다. 문서 자산 관리를 위한 전사 차원의 플랫폼을 도입, 기존 시스템과 새로운 요구 기능을 함께 아우르는 것이 새로운 대안으로 떠오른다.

분산되고 중복된 문서 자산 관리를 통합된 플랫폼 관점에서 관리하는 것은 핵심이다. 이를 위해서는 시스템이나 저장 장소에 문서를 가두어 관리하는 기존 방식에서 벗어나 문서 자체를 통해서도 충분한 관리 수단이 강구돼야 한다는 패러다임의 변화가 절실하다.

문서 자체에 대한 관리 수단이 마련된다면 저장 위치와 상관없이 해당 문서를 수정한 동료의 작업 산출물이 최신 버전으로 반영된다. 문서의 생성, 활용, 변화에 대한 모든 이력이 매우 효과 높게 관리될 수 있다.

ECM, EDM 등 기존 시스템으로 문서가 나뉘어 있다 하더라도 앞에서 설명한 문서 자체 관리가 가능한 플랫폼을 선택한다면 전사 차원의 문서 자산 통합 관리가 가능하다.

기존의 전산 시스템과도 연동이 용이한 문서 플랫폼의 특성 때문이다. 통합 관리되는 전사 문서 자산 사용 패턴을 시각 효과로 분석, 업무 개선에 유용한 인사이트 확보도 큰 장점이다. 급변하는 외부 환경에 대응하기 위한 의사결정에 기여할 수 있는 기업 내 새로운 지능이 부여되는 셈이다.

AI가 중요한 기업 활용 기술로 각광 받는 새로운 변화 시점이다. 아직도 예전 방식을 답습하며 문서 자산을 관리하고 있다면 반드시 새로운 패러다임에 의한 다큐먼트 플랫폼 도입을 고민해야 할 시점이다.

최종신 파수닷컴 다큐먼트플랫폼 사업본부장 choigoda@fasoo.com