해외에서는 기업 경영이 투명해지면서 이미 문서관리 인식이 바뀌고 있다.
해외 기업들은 기업콘텐츠관리(ECM) 시스템을 구축, 기업 내 흩어져있는 전자문서를 모으고 있다. 중앙집중화된 ECM이나 기업 내 포털을 이용해 전자문서를 공유하기 위해서다. 핵심 업무를 제외한 나머지 일반 문서관리 영역은 외부 업체에 맡기는 추세다. 전문업체 등장으로 관련 시장도 커진다.
일반 솔루션도 정보식별과 수집, 처리, 분석, 리뷰 기능을 강화하고 자동화할 수 있는 전자문서 솔루션 전문 업체가 시장을 주도하고 있다.
이 같은 추세는 단순히 종이비용 절감보다 생산성 향상, 업무 프로세스 최적화에 무게 중심을 두기 때문이다. 종이문서 업무 프로세스에 비해 자동화된 전자양식 프로세스가 비용을 절반가량 줄이는 것으로 알려졌다.
UN은 국제거래법위원회 전자상거래모델법으로 연방정부 문서 민간 이용과 공유를 확대하고 있다. 빅데이터 등 정보관리도 차세대 연구개발(R&D) 분야에 포함시켰다.
유럽연합(EU)은 각국 공공부문과 민간 간 전자문서 유통플랫폼을 구축했다.
미국은 이미지정보관리협회(AIIM)가 전자문서 산업을 주도한다. 전자문서 정의도 조직 업무와 관련된 콘텐츠와 문서로 포괄했다. 매년 관련 엑스포를 개최하면서 전자문서를 확대 중이다.
일본도 미국처럼 이미지정보관리협회(JIIMA)가 있다. 이 협회는 국민 전자사서함을 두고 공공서비스 수준을 끌어올렸다. 의료문서도 전자화해 서비스 수준을 개선하고 신속한 재해 복구를 위한 클라우드 서비스도 보급했다.
한국전자문서협회 관계자는 “전자문서 확산 정책이 미치는 영향은 문서관리 패러다임 변화 가속화와 산업경쟁력 강화, 사회적 비용 절감”이라면서 “종이문서를 단순하게 전자화하는 것을 넘어 업무 프로세스를 자동화할 때 효과를 극대화할 수 있다”고 말했다.
유창선 성장기업부(구로/성수/인천) 기자 yuda@etnews.com
