[창의성은 어떻게 만들어지는가](8)창의적 아이디어를 위한 회의법

당신의 직장에서 매일 벌어지는 평범한 회의의 모습. 시작한 지 1시간이 훌쩍 넘어가지만 여전히 끝이 날 줄 모르는 회의. 오늘도 팀장님 혼자 떠들고 있다. 뭐라도 이야기해보라기에 제시한 아이디어는 단칼에 잘리고 어느새 당신은 입을 닫아버렸다. 받아 적기도 지쳤다. 누군가는 스마트폰을 들여다보며 회의가 끝나기만을 기다리고 또 누군가는 고도의 스킬을 발휘하며 졸고 있다. 드디어 회의는 끝이 났지만 결론이 뭔지 아는 사람은 없다.

직장인에게 회의는 숙명이다. 업무의 상당부분을 회의로 채우지만 여전히 두렵고 공허한 시간이다. 올해 초 국내 상장사 직장인 1000명 대상으로 조사한 대한상공회의소의 보고서에 따르면 우리나라 직장인의 회의 만족도는 45점이라고 한다. 더 들어가보면 효율성이 38점, 소통수준이 44점, 성과점수가 51점이다. '필요한 회의인가?'라는 질문항목에는 31.6%, '회의 시 상하소통은 잘 되는가?'라는 질문항목에는 26.4%만이 긍정대답을 했을 뿐이다. 그래서 일까. 회의참석유형으로는 투명인간형이 39%로 가장 많았고, 상사의견에 따라간다는 해바라기형이 17%, 아무 생각 없이 묻어가는 무임승차형은 13%였다.

이제 회의문화를 바꿔야 한다. 회의실은 내 머리 하나로는 절대 할 수 없는 일을 가능하게 하는 아이디어 공장이다. 서로 다른 생각이 모여 더해지고 부딪히고 반응하며 창의적인 아이디어를 만들어내는 곳이어야 한다. 어떻게 하면 모두가 참여하고 토론하는 능동적인 회의를 만들 수 있을까? 회의실에서 꼭 지켜야 할 4가지 원칙을 소개한다.

첫 번째, 회의를 시작하기 전 반드시 끝나는 시간을 정하자. 끝이 안 보이는 회의는 참여자를 수동적으로 만들지만 끝이 있는 회의는 바싹 집중하게 만든다. 스탠딩 미팅을 하거나 타이머를 활용할 수도 있다.

두 번째, 회의주제를 명확히 하고 사전에 공유하자. 주제를 사전에 공유하지 않으면 회의 초반의 시간을 허무하게 보내는 경우가 많다. 각자 준비한 후 회의가 시작되면 곧장 본론으로 들어가야 한다. 월요일이니까 하는 회의, 돌아가면서 현황만 이야기하는 회의는 필요하지 않다. 회의를 통해 도출해야 하는 아이디어, 결정해야 하는 사안을 회의실 화면이나 보드에 크게 적는 것도 좋은 방법이다.

세 번째, 아이디어는 질보다 양이 중요하다. 정말 좋은 아이디어는 쓸모 없어 보이는 아이디어들이 쏟아져 나오고 서로 연결되고 상호작용하면서 만들어진다. 많은 양의 아이디어를 쏟아내기 위해서는 무조건적인 비판을 삼가야 한다. 직급과 연령에 상관없이 모든 아이디어는 평등해야 한다. 그것이 여러 사람이 모여 회의를 하는 이유다.

네 번째, 회의를 마칠 때에는 결론을 명확히 해야 한다. 회의가 끝난 후 자리에서 일어나는 사람은 자신이 해야 할 일을 명확하게 알고 있어야 한다. 회의에서 나온 결정사항을 담당할 책임자와 다음 회의까지 준비해야 하는 사항을 정리하고 이메일 등으로 공유하는 것이 좋다.

경영자들은 흔히 좋은 아이디어는 위에서부터 나온다고 생각한다. 하지만 혁신적인 기업을 살펴보면 창의적인 아이디어의 상당수는 현장의 직원들에게서 나왔다는 사실을 알 수 있다. 이들에게는 스스로도 인지하지 못하는 아이디어가 아주 많기 때문에 회의를 통해 생각을 이끌어내고 공유하며 실행할 수 있도록 하는 것이 중요하다. 때문에 모든 구성원들이 두려움 없이 자신의 생각을 꺼낼 수 있는 분위기를 만드는 것이 창의적인 회의법의 시작이라고 할 수 있다.

지금 당신이 앉아있는 회의실. 그곳이 세상에서 가장 창의적인 곳이라는 사실을 믿기만 한다면 이전과는 다른 놀라운 아이디어의 화학작용을 경험할 수 있을 것이다.

공동기획: 비즈플랜