[ET단상]4차 산업혁명 시대, 사무 현장 대응 방안은?

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한국은 제조 강국이다. 4차 산업혁명 대비도 주로 제조 현장 중심으로 이뤄지고 있다. 대표로 지능화, 공장 자동화를 추구하는 스마트 공장을 들 수 있다. 비제조업 업무나 산업과 상관없는 공통 업무 부문은 어떻게 4차 산업혁명 시대를 준비해야 할까.

4차 산업혁명 대비란 단순히 업무에 인공지능(AI)이나 빅데이터 등 ICT 신기술을 도입하는 게 전부가 아니다. 그전에 기업 모든 업무 관련 정보가 디지털로 전환돼야 한다. 이러한 기반 위에서 각종 ICT 신기술이 적용돼 핵심 콘텐츠가 성숙, 비로소 4차 산업혁명 시대를 대응할 수 있다. 그러나 현실은 여전히 아날로그 방식 업무를 답습하고 있다. 관행으로 내외부 업무에 종이문서를 이용하고, 외부에 전달할 문서를 출력해서 우편으로 보낸다.

실제로 이러한 심각성은 개인정보보호법 강화로 이어졌다.

개인정보보호법 원래 취지는 공공기관에서 취급하는 개인 정보 보호다. 그러나 정보화가 진전되면서 대량 개인 정보 유출 및 악용 사례가 늘자 이를 더욱 강화, 민간에까지 적용 범위를 확대하는 추세를 보이고 있다. 법 강화로 종이문서화된 개인 정보를 보관하던 일부 서비스 업종에서는 비상이 걸렸다. 현실에서 종이문서에 포함된 개인 정보를 관리하는 데 막대한 비용과 시간이 소요되기 때문이다. 이를 해소하기 위한 방안으로 전자문서 시스템을 도입했고, 개인 정보도 가능했다.

이처럼 기업에서는 모든 업무가 우선 디지털 전환이 이뤄져야 4차 산업혁명을 대비할 수 있는 준비가 됐다고 볼 수 있다 .

필자는 이러한 관점에서 우리 기업이 4차 산업혁명 시대를 대비하기 위해 당장 할 수 있는 일을 제안한다.

우선 업무에서 아날로그 요소를 식별해야 한다. 이미 기업은 업무를 위한 각종 IT 시스템을 구비하고 있다. 그러나 여전히 현장에서는 아날로그 데이터 처리를 위해 불필요한 업무를 하고 있다. 즉 디지털 단절 구간이 있고, 이를 식별해 내는 것이 첫 단계라 할 수 있다.

[ET단상]4차 산업혁명 시대, 사무 현장 대응 방안은?

다음은 기업 환경에 맞게 디지털화할 수 있는 방안 마련이다. 산업별로 디지털화 대상과 프로세스가 다르기 때문이다. 이에 수반되는 전자문서기본법, 상법, 전자금융거래법, 개인정보보호법, 전자서명법 등 각종 법률을 검토해야 한다. 단순 기술 요소 검토가 아니라 법률 효력과 준수 사항을 종합 고려하는 것이다. 업무 관련 문서, 콘텐츠 관리 업무의 큰 틀을 바꾸는 활동으로 이해하면 된다.

ICT 신기술 적용은 그다음이다. 기업 업무가 디지털화되면 이때부터는 적절한 ICT 신기술을 잘 선정하고, 기업 업무에 배치해서 기업 부가 가치를 창출할 수 있도록 하는 것이다. 빅데이터, 머신러닝, AI 적용 등이 대표한다.

가장 큰 걸림돌은 기업에서 생각하는 디지털 전환의 가치다. 기업 입장에서는 그동안 관행으로 해 오던 방법이고, 디지털 전환에 소요되는 비용이 종이문서 비용 절감 또는 우편요금 등보다 비용이 훨씬 크다는 인식이 들 수 있다.

이러한 인식은 4차 산업혁명 시대에 타파해야 할 사고 방식이다. 예를 들어 아날로그 정보를 사용하면서 기업이 부담하는 비용은 단순히 A4 몇 장이 아니다. 이를 디지털화하고 종이문서를 보관, 전달하는 비용을 종합 고려해야 한다. 여기에 더해 자료 활용 제한과 불편함에 따라 발생하는 업무 정보 손실, 시간 지연, 법규 준수를 위해 소요되는 추가 비용 등은 기업의 경쟁력을 떨어뜨리는 요소로 작용한다.

4차 산업혁명을 대비하는 업무 환경 수준은 겨우 아날로그 요소를 식별하는 단계라 할 수 있다. 보험사를 시작으로 금융사 전반에 걸쳐 디지털 전자문서 활용 모델이 확산되고 있지만 여전히 많은 산업 분야에서는 종이문서 사용 및 보관에 많은 비용을 지불하고 있다.

실제 업무 현장에서 바로 적용할 수 있는 디지털화 개선안 고민이 필요하다. 업무 대부분을 차지하는 문서 관리부터 완전히 디지털로 전환해서 앞으로 자동화와 연결하는 것을 대비해야 한다. 이를 통해 디지털 업무 정보가 축적되고, 빅데이터 도입도 가능하다. 나아가 지능화된 서비스와 결합해 업무를 더욱 효율화할 수 있을 것이다.

전일 한국전자문서산업협회 국장 ljeon@dca.or.kr