SK하이닉스가 연초부터 7개월간 추진한 `개인 문서중앙화 프로젝트`를 완료했다. 문서중앙화는 개인 PC에서 생성되는 계약서·보고서·설계도 등 주요 문서를 중앙 시스템에 모아두고 공동 활용하는 것을 말한다. 보안성을 강화할 수 있고 협업을 통한 업무 효율성을 높일 수 있다는 점이 문서중앙화가 제공하는 가장 큰 효과다.
SK하이닉스가 문서중앙화를 추진한 이유 역시 개인 PC에서 관리되는 문서의 보안 취약점을 해결할 수 있다는 점 때문이다. 동일 문서 재작성 같은 활용성 이슈 해소, 문서 활용 프로세스 개선을 통한 업무 생산성 증대도 프로젝트의 주요 추진 배경 중 하나다. 무엇보다 개인 중심적이던 문서관리 성향을 공유 중심으로 변화시켜 개인 지식을 기업 자산화하는 게 가장 큰 목표였다.
◇일원화된 문서관리 정책 필요=이번에 SK하이닉스가 추진한 문서중앙화 프로젝트는 연구개발본부의 개인 PC가 대상이었다. SK하이닉스는 이미 2008년 연구개발본부의 시스템 문서, 2010년 제조본부와 지원부서의 시스템 문서를 중앙화했다. 하지만 개인 PC 문서를 중앙화한 것은 이번이 처음이다.
반도체 회사의 특성상 연구개발본부에는 반도체 제작과 관련된 주요 자료가 생성·보관된다. 다른 업무와 비교해 상대적으로 기업 자산화가 필요한 문서가 많다. 프로젝트 추진 전에는 개인 PC에서 생성되는 주요 문서가 대부분 개인 PC에 저장돼 있었다. 이 문서는 내부 사용자 또는 해킹 등에 의해 외부로 유출될 가능성이 존재했다.
이뿐만이 아니다. 충분히 공동 활용할 수 있는 문서임에도 불구하고 각 직원마다 별도로 문서를 작성하는 문제점이 있었다. 직원들이 공동으로 문서를 생성·저장·활용함으로써 협업을 추진할 수 있는 환경이 마련돼 있지 않았다는 얘기다.
SK하이닉스는 이전 프로젝트 경험을 통해 문서를 중앙 자산화하고 일원화된 문서관리 정책을 시행하면 이런 다양한 이슈를 해결할 수 있다는 결론을 도출했다. 단순히 개인 업무 환경을 중앙 서버에 구축하는 서버 기반 컴퓨팅(SBC) 환경 구현뿐만 아니라 문서관리와 통제 기능까지 추가하는 게 목표였다.
즉 저장되는 문서의 중요도에 따라 열람할 수 있는 권한을 설정하는 것, 보존연한을 정하고 문서 이력관리까지도 가능하게 하는 게 이번 프로젝트의 핵심 과제 중 하나였다. 문서중앙화가 `사내 문서 집중 관리`에서 `업무 프로세스 혁신 사업`으로 평가받고 있는 것도 이런 기능들 때문이다.
◇자연스러운 중앙화 유도=SK하이닉스는 올해 1월부터 7개월에 걸쳐 프로젝트를 추진했다. 2008년과 2010년 시스템 문서중앙화에 적용했던 한국EMC `다큐멘텀`이 이번에도 큰 힘을 발휘했다. 다큐멘텀은 문서 생성부터 활용·배포·폐기에 이르는 수명주기를 관리해주는 기업 콘텐츠 관리(ECM) 솔루션이다.
SK하이닉스는 프로젝트 착수 이전인 지난해부터 PC 문서중앙화를 추진한 다양한 사례를 검토했다. PC에 개인 공간을 부여하는지 여부에 따른 직원 거부감, 갑작스런 중앙화로 인한 내부 반발 등 도전사항이 적지 않다는 것을 알고 있었기 때문이다. 그래서 타사를 직접 방문하는 등 시행착오 최소화를 위한 노력을 기울였다.
SK하이닉스는 문서중앙화 초기부터 개인 PC 문서를 강제적으로 중앙화하는 방식을 탈피, 자연스럽게 중앙화가 이뤄지는 데 초점을 맞췄다. 즉 문서를 유통·공유하려면 무조건 중앙 서버에 저장하는 프로세스를 적용함으로써 개인 반발을 최소화하도록 한 것이다.
기존에는 개인이 작성한 문서는 메신저나 이메일을 통해 유통했다. 하지만 이제 문서를 생성하면 기본적으로 중앙 서버에 저장되도록 설정이 돼 있다. 중앙 서버에 저장되지 않는 문서는 유통이 되지 않는다. 개인 PC에서 작업을 하더라도 유통을 하려면 중앙 서버에 저장을 해야 하기 때문에 자연스럽게 정해진 장소에서만 작업을 하도록 업무 체계가 변하고 있다.
달라진 점은 이뿐만이 아니다. 언제 누가 어떤 문서를 유통·열람했는지가 기록돼 보안을 강화할 수 있고 지식관리 차원에서 문서 활용률, 유통률 등을 모니터링할 수 있게 됐다. 이 모든 작업이 웹에서 이루어지는데 SK하이닉스는 업무 편의성을 높이기 위해 윈도 탐색기 기반 문서 저장 패턴을 적용했다. 문서 올리기와 내려받기를 윈도 탐색기로도 가능하게 해 업무를 더욱 편리하게 처리하도록 하기 위해서다.
문서 활용도 제고를 위해서는 전문 검색엔진을 활용해 포털 사이트의 지식검색과 같은 문서 검색이 가능하도록 했다. 문서 제목뿐만 아니라 내용까지도 검색이 되기 때문에 직원 편의성이 한층 높아졌다.
◇지식 자산화로 회사 역량 강화=SK하이닉스가 문서중앙화를 통해 얻은 가장 큰 효과는 개인 중심이던 문서관리 패턴이 공유 중심으로 변화한 것이다. 개인이 회사에서 업무를 통해 생성하는 문서는 모두 회사의 자산이라는 생각을 갖게 됐다는 얘기다. 개개인의 지식이 자산화 되면 회사 전체의 역량이 그만큼 강화될 수 있다. 문서중앙화의 궁극적인 목표이기도 하다.
SK하이닉스 관계자는 “프로젝트 추진 전에 샘플로 몇몇 PC의 하드디스크를 조사했더니 저장 문서 중 최근 6개월 동안 활용한 문서는 5%에 그쳤다”며 “즉 대부분의 사용하지 않는 문서를 자연스럽게 없애고 핵심 문서는 공유화함으로써 회사 역량을 높이는 게 문서중앙화의 효과”라고 말했다.
이번 프로젝트의 가장 큰 도전사항은 변화관리였다. 개인 PC에서 자유롭게 수행하던 문서작업을 정해진 장소에서만 추진하도록 했기 때문에 초기의 불편함을 이해시킬 수 있는 교육과 홍보가 필요했다.
관계자는 “사용자들은 조그마한 변화에도 불편을 느끼게 마련”이라며 “정해진 시간 내에 얼마나 빠르게 새로운 시스템 기능과 편의성을 홍보하느냐가 관건이었다”고 말했다. 그는 이미 시스템 문서중앙화의 경험이 있기 때문에 대부분 사용자들이 큰 거부감 없이 새로운 환경에 적응할 수 있었다고 덧붙였다.
SK하이닉스 내년 상반기부터 하드웨어 시스템을 확장하면서 점진적으로 문서중앙화를 확대·적용해 나갈 계획이다. 연구개발(R&D) 등 보안 강화와 지식 자산화가 필요한 부서가 우선 적용 대상이다.
안호천기자 hcan@etnews.com
