[김성규의 전자문서와 정보화사회]<9>전자화 문서

전자화 문서는 종이문서를 스캐닝해서 업무 효율성과 생산성을 향상하는 도구다. 1990년대 말부터 시작된 공공부문 디지털화 사업을 통해 널리 알려졌으며, 많은 산업 분야와 업무 영역에서 활발히 사용되고 있다.

전자화 문서는 전자문서 및 전자거래 기본법에 '종이문서나 이외 전자적 형태로 작성되지 않은 문서를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자문서'로 정의돼 있다.

전자화 문서와 전자문서는 관리나 보관 절차가 동일하지만 다른 점도 있다. 컴퓨터 등 전자 시스템에 의해 생성되는 전자문서는 원본 문서가 존재하지 않는 대신 진본 문서가 존재한다. 최초 문서에 타임스탬프, 전자서명, 문서보안(DRM) 등과 같은 인증보안 기술을 활용해 문서의 진본성과 무결성을 확보한다. 전자화 문서는 전자적으로 작성된 이후 종이로 출력돼 활용되기 때문에 원본 문서가 종이로 돼 있다.

종이문서를 전자화 문서로 변환한 뒤 업무에 활용하고 원본은 문서고나 캐비닛 등 별도의 공간에 보관하는 것이 일반적 절차였다. 이에 전자화 문서는 원본이 되는 종이문서 보관을 위한 별도 공간과 전자화 문서 관리와 보관을 위한 시스템이 함께 마련돼야 하는 문제가 지속 지적됐다. 정부는 행정규칙을 마련해 전자화 문서가 종이문서를 대체할 수 있도록 노력해 왔지만 절차와 여건이 까다로워 쉽게 정착되지 못했다.

정부는 행정 혁신과 전자정부 출범을 목표로 기존 종이문서를 전자화 문서로 변환하기 시작했다. 행정기관의 전자결재와 전자문서 유통 활성화 정책 시행(1998년)과 전자거래기본법(1999년)을 제정해 문서가 전자적 형태로 생성·유통·보관되도록 했고, 2000년부터는 행정기관 간 전자문서 유통을 단계적으로 확대했다.

당시 일본도 전자정부 구축을 목표로 'e-저팬' 전략을 2000년과 2004년에 수립하고 시스템 개발을 추진하고자 했다. 그러나 종이문서 중심 업무와 도장 행정 등의 관행으로 별다른 성과를 내지 못했다. 2010년 유엔전자정부 평가에서 190여개국 가운데 한국은 1위에 오른 반면 일본은 19위에 그쳤고, 이후로도 한·일 양국의 대국민 서비스 수준 차는 현저하게 난다.

전자문서 산업은 정보통신기술(ICT) 접목으로 시스템 개발 영역까지 확대됐다. 종이로 출력되던 문서가 초기부터 전자적 형태로 생성되고 유통·관리·보관되기 시작했으며, 지난해 법 개정으로 전자화 문서가 원본 종이문서를 대체할 수 있는 단계까지 왔다.

정부 부처는 종이로 인해 낭비되는 예산 문제를 해소하기 위해 전자문서 확산을 위한 다양한 정책을 추진했다. 전자문서법 해설서 발간(2017년), 전자문서법 개정을 통해 전자문서뿐만 아니라 전자화 문서 역시 서면 또는 문서로 간주할 수 있도록 했다. 이에 따라 전자화 문서는 기존에 종이문서만 사용되던 소송과 부동산 거래 분야를 비롯해 각종 민원 서류(등·초본 등), 고지서, 영수증 등으로도 확산하고 있다.

최근에는 인공지능(AI) 기반의 광학식문자판독(OCR) 기술에 힘입어 전자화 문서 내용을 스크랩하거나 검색할 수 있는 여건이 마련되기도 했다. 과거에 생산된 수많은 자료가 전자화 문서로 변환돼 가공 또는 분석되기 시작했으며, 이는 또 다른 사업 기회로 이어지고 있다.

이 같은 변화가 가능한 것은 전자문서와 전자화 문서가 업무 효율 및 생산성 향상에 중요한 도구이며 기업과 국가 경쟁력 향상에 결정적인 요인이기 때문이다. 정보통신 강국이라고 불리는 한국이 전자화 문서 활용성 측면에서는 다소 더딘 흐름을 보여 왔지만 관련 법 개정과 산·학·연·관의 의견 반영 과정을 거쳐 이제 원본 종이문서를 대체할 수 있는 진정한 전자화 문서가 탄생하는 수준에 이르게 됐다. ICT 융·복합을 통해 전자화 문서는 지속 확대될 것이다.

김성규 한국전자문서산업협회장 gform@epostopia.com