관련 통계자료 다운로드 하이닉스반도체 페이퍼리스의 하이오피스 구성도
2009년초 하이닉스반도체는 ‘페이퍼리스’ 프로젝트를 추진하면서 전사 단위업무와 문서업무의 상관관계에 대해 분석을 했다. 전사 단위업무 중 문서에 의존하는 업무는 약 22%였는데, 문서작업에 의존하는 업무의 비중은 무려 2배 가량 많은 43%에 달했다. 또 전체 업무시간 중 자료 수집 및 분석에 소요되는 시간이 무려 32%에 달하는 것으로 조사됐다. 문서업무에 과도하게 많은 시간을 소비함으로써 업무효율성이 저하된다는 것을 확인한 것이다.
2008년 11월 하이닉스는 온라인 협업공간을 마련하고 원활한 문서유통을 위해 페이퍼리스 프로젝트에 착수했다. 다른 회사와 달리 하이닉스는 자체 인력을 중심으로 초기 진단과 방향 설정, 시스템 설계작업을 수행했다.
하이닉스는 우선 전사 업무체계를 재분류하고, 문서 업무 중 1500여개의 개선 과제를 도출했다. 2008년 11월부터 3개월간 단위 업무 표준화와 자동화를 목표로 프로세스 개선활동을 수행했다. 수작업 업무를 시스템화하고 70% 이상의 불필요한 문서업무를 제거하는 것을 핵심 목표로 삼았다. 이후 7월부터 12월까지 LG CNS와 협력해 페이퍼리스 시스템인 ‘하이오피스’를 구축했다.
하이오피스는 전자문서관리시스템을 기반으로 한 통합온라인 사무공간이자 지식관리·협업·그룹웨어 기능 등이 통합된 기업포털(EP)이라고 할 수 있다. 하이오피스에는 기존 업무시스템을 연계해 싱글사인온으로 모든 시스템을 액세스할 수 있도록 했다. 한 화면에서 다양한 종류의 결재문서 기안과 처리가 가능하도록 했다. 또 문서관리시스템을 통해 개인별 문서를 중앙에서 통합 관리하고 활용할 수 있도록 했다. 특히 문서 업무 중 가장 많은 비중을 차지하는 엑셀 업무의 비효율성을 제거하기 위해 굳이 엑셀 프로그램을 사용하지 않아도 웬만한 문서 작업이 이뤄질 수 있도록 했다. 이를 통해 무려 30% 이상의 액셀 작업을 제거할 수 있었다.
하이닉스 페이퍼리스 프로젝트의 가장 큰 특징은 업무의 요청과 수행과정을 한 눈에 파악할 수 있도록 유비쿼터스 업무 환경을 조성한 것이다. 하이닉스 정보자동화기획팀 이관의 부장은 “‘팀룸’에서 팀내 모든 지시사항과 보고 업무, 업무 진행내역 등을 확인할 수 있도록 했다”며 “업무 과정에서 산출된 정보가 지식으로 활용될 수 있도록 지식관리를 넘어 정보 공유와 협업에 초점을 맞춰 시스템을 구성했다”고 설명했다.
이메일 시스템도 마이크로소프트 아웃룩으로 전환했다. 이를 통해 팀룸 안에서 업무 현황을 바로 이메일로 전송할 수 있도록 하고, 이메일에 문서관리시스템에 있는 문서를 링크할 수 있도록 했다. 좀더 쉽게 정보를 공유할 수 있도록 한 것이다. 필요한 경우 개인이 받은 이메일을 팀룸에서 공유할 수 있도록 했다. 검색 기능도 강화했다. 심지어 ‘지식가치지수’ 제도를 도입해 검색시 활용도가 높고 의미있는 지식이 가장 먼저 검색되도록 했다. 하이닉스는 앞으로 개인 PC의 문서 저장 기능을 제한함으로써 각종 문서들이 강제로 중앙서버에 저장될 수 있도록 할 계획이다. 이르면 올 하반기에 적용될 예정이다.
◆인터뷰-이관의 하이닉스반도체 정보자동화기획팀 부장
-가장 어려웠던 점은 무엇이었나.
▲경기침체 등으로 전사 시스템 교체와 구축 작업이 당초 계획보다 늦게 시작되는 바람에 단 5개월만에 모든 작업을 마무리해야 했다. 200여명의 정보자동화팀이 직접 현장에서 프로젝트를 밀착 지원했다. 시스템 혁신을 강조한 김종갑 사장의 뚜렷한 의지, 그리고 남정곤 최고정보책임자(CIO)의 리더십이 큰 힘이 됐다.
-기대효과는.
▲시스템을 기반으로 모든 업무가 진행돼 일하는 방식이 바뀌어 업무 문화의 혁신이 일어날 것이다 연간 180만 시간에 달하는 불필요한 업무시간이 제거될 것으로 예상하는 만큼 창의적인 업무에 집중할 수 있는 업무 여건이 만들어질 것이다. 또 불필요한 문서작업이 줄어드는 만큼 연간 종이 사용량이 25% 가량 절감되고, 이로인해 전사적인 비용절감 효과가 300억원 이상에 달할 것으로 기대하고 있다.
-앞으로 계획은.
▲내년에는 마케팅, 제조, 연구소 등 본부별 포털을 확대하고 화상회의, 스마트폰 등 통합커뮤니케이션(UC) 환경과 연계할 계획이다. 글로벌 협업을 강화할 수 있도록 하이오피스의 핵심 기능을 간소화한 통합업무지원시스템도 개발할 예정이다.
유효정기자 hjyou@etnews.co.kr