계약 작성부터 서명·보관까지 한 플랫폼에서 처리…계약 관리 효율성 강화
가비아 하이웍스가 근로계약과 거래처 계약을 하나의 플랫폼에서 통합 관리할 수 있는 전자계약 서비스를 선보이며 기업 계약 업무의 디지털 전환을 확대한다.
가비아(대표 김홍국·원종홍)는 올인원 업무 플랫폼 '하이웍스'에 외부 전자계약 기능을 출시했다고 16일 밝혔다.
이에 따라 이용 기업은 기존 임직원 근로계약뿐 아니라 거래처, 고객사, 프리랜서와의 계약까지 하이웍스에서 체결하고 관리할 수 있게 됐다.
그동안 기업은 근로계약과 외부 계약을 종이 문서와 등기우편, 별도 전자계약 서비스 등 서로 다른 방식으로 처리해 왔다. 계약서가 부서와 담당자별로 분산 관리되면서 계약 이력을 찾거나 전체 현황을 파악하기 어려운 점도 있었다.
이번 외부 전자계약 기능 추가로 근로계약과 외부 계약을 하나의 플랫폼에서 관리할 수 있게 됐으며 계약 문서를 통합 관리해 검색과 이력 관리도 한층 편리해졌다. 근로계약과 외부 계약은 서명 대상과 업무 특성을 고려해 각각 별도 기능으로 제공된다.
이용 기업은 등록된 템플릿을 활용하거나 파일을 업로드해 계약서를 작성할 수 있으며 동일한 템플릿을 여러 계약 상대에게 한 번에 발송하는 대량 전송 기능도 지원한다. 서명 요청은 이메일과 카카오톡으로 발송되며 내부 임직원은 하이웍스에서, 외부 계약자는 별도 로그인 없이 이메일이나 카카오톡을 통해 바로 전자서명을 진행할 수 있다.
전자결재 시스템과 연동도 지원한다. 결재가 완료된 계약서를 별도로 내려받거나 다시 업로드하지 않아도 바로 발송할 수 있어 계약 업무 절차를 간소화했다. 관리자는 문서함에서 회사의 계약 문서를 통합 조회하고 내려받을 수 있으며 사용자별 메뉴와 기능 접근 권한을 세부적으로 설정해 보안성도 강화했다.
또 계약서 출력과 우편 발송, 서명 회신 대기 등으로 수일이 걸리던 계약 체결 과정을 온라인으로 실시간 처리할 수 있어 인쇄비와 우편 비용을 줄이고 반복적인 계약 업무의 효율성도 높일 수 있다. 가비아는 신규 기능을 부담 없이 체험할 수 있도록 최초 10건의 외부 전자계약을 무료로 제공할 예정이다.
이정환 가비아 전무는 “계약 업무는 작성보다 이후 관리와 이력 추적 과정에서 기업의 부담이 더 크다”며 “근로계약과 외부 계약을 하이웍스 한 곳에서 통합 관리해 기업이 계약 이력을 보다 체계적으로 관리할 수 있도록 지원하겠다”고 말했다.
권상희 기자 shkwon@etnews.com
