기업용 전자인장 및 계약관리 솔루션 전문기업 세포아소프트가 삼성생명의 문서 및 계약 업무 디지털 전환을 지원한다. 세포아소프트는 삼성생명의 '新문서포탈 시스템 구축' 프로젝트를 통해 전자인장 및 계약관리 시스템을 구축했다고 밝혔다.
이번에 구축된 시스템의 특징은 결재와 인장, 계약, 법인범용인증서 관리 등 각각의 업무를 하나의 환경에서 연계할 수 있도록 구성했다는 점이다. 삼성생명 그룹웨어(Knox)와 시스템을 연동해 업무 과정에서 발생하는 여러 단계의 절차를 유기적으로 연결하고 관련 이력을 체계적으로 관리할 수 있도록 했다.
특히 인장 신청부터 승인, 날인까지 이어지는 업무 과정을 디지털 환경에서 처리할 수 있도록 구축하는 데 초점을 맞췄다. 인장이 필요한 경우 시스템에서 신청하고 승인을 거쳐 날인까지 진행할 수 있으며, 전자인장의 위·변조 방지 기능을 적용해 인장 사용에 대한 관리 체계를 강화했다.
계약 업무는 원격 서명 방식의 전자계약 기능을 활용할 수 있도록 했다. 외부 협력사나 임직원과 계약을 진행할 때 내부 결재를 마친 뒤 전자계약으로 연결할 수 있어 계약 체결에 필요한 절차를 연속적으로 처리할 수 있다. 이를 통해 장소나 대면 여부에 따른 제약을 줄이고 계약 관련 업무의 편의성을 높였다.
문서와 인장의 사용 과정 및 관련 이력을 시스템에서 관리할 수 있도록 해 주요 업무에 대한 기록을 체계적으로 남기고 내부통제를 강화할 수 있는 환경도 마련했다. 인장 신청과 승인, 날인으로 이어지는 과정의 이력을 관리함으로써 업무 진행 현황을 보다 효율적으로 확인할 수 있도록 했다.
법인범용인증서도 별도로 관리하는 방식에서 벗어나 시스템 내에서 통합 관리할 수 있도록 했다. 인증서를 사용하기 위한 신청 및 승인 절차는 물론 사용 이력까지 확인할 수 있어 인증서와 관련된 업무 과정을 체계적으로 관리할 수 있다.
세포아소프트는 이번 프로젝트를 통해 삼성생명의 문서 및 인장 관련 업무 효율성을 높이는 동시에 보안과 내부통제 체계를 강화하는 데 중점을 뒀다. 개별적으로 이뤄질 수 있는 결재·인장·계약·인증서 관련 업무를 하나의 흐름으로 연결함으로써 반복적인 수작업을 줄이고 업무 진행 과정의 연속성을 확보할 수 있도록 시스템을 설계했다.
이에 따라 삼성생명은 전자인장 신청과 승인부터 날인, 전자계약 체결, 법인범용인증서 사용 관리에 이르는 과정을 디지털 환경에서 처리할 수 있게 됐다. 특히 관련 업무의 진행 과정과 사용 이력을 시스템을 통해 확인할 수 있어 문서 및 계약 업무 전반을 보다 일관된 방식으로 관리할 수 있을 것으로 기대된다.
삼성생명 관계자는 “시스템 도입 이후 날인 및 계약 업무를 보다 빠르고 편리하게 처리할 수 있게 됐다”고 말했다.
이원지 기자 news21g@etnews.com
