e프로큐어먼트(전자조달) 소프트웨어는 각국 화폐의 변환, 다국어 번역, 각국 법규의 수용 등을 포함하는 전세계적 지원을 처리할 능력이 있어야 한다. 이 경우 기업은 자체 사업부문과 공급업체 사이의 지리적 제약을 고려해야 한다. 세계적 지원에는 지불수단의 통일, 다국어 번역, 세법을 포함한 각국 법규의 수용, 국제 운송 및 취급을 포함한 물류문제, 세관통관, 각 지역에 있는 물품 공급업체의 능력 등이 포함돼야 한다.
기업은 여러 시장에 대한 참여를 지원할 수 있고 e프로큐어먼트 소프트웨어는 시장 사이의 상호작용이 가능하도록 해야 한다. 이것은 기업이 여러 지역의 시장에 참여하고 있는 경우에 해당한다. 기업은 통제가 가능하고 유연성이 있으며 반복 사용할 수 있는 사업인프라를 구축해야 한다. 추가해 기업은 제품 공급업체 사이의 협력을 고려해야 한다. e프로큐어먼트 소프트웨어를 평가할 때 기업은 특정 시장과 아무런 거래관계가 없는 물품 공급업체와의 상호작용을 위한 지원을 면밀히 조사해야 할 것이다.
e프로큐어먼트 소프트웨어는 기존의 전통적인 전자상거래 표준뿐 아니라 새로운 미래지향적인 표준도 지원해야 한다. 하지만 앞으로 몇 년 동안은 어느 특정 표준이 시장을 지배하지 않을 것으로 예상되므로 몇 가지 ‘사실상의’ 조달 프로그램 표준 중에서 선정할 수 있을 것이다. 제품 공급업체와 구매업체들은 다같이 다양한 양식의 조달 프로그램을 지원해 구매요청이 들어왔을 때 이를 거래 파트너가 원하는 양식으로 변환해 줄 수 있어야 한다. 따라서 기업은 e프로큐어먼트 소프트웨어가 cXML, xCBL, EDI 등과 같은 추가적인 표준을 지원할 능력이 있는지를 평가해야 한다.
제품 공급업체, 구매업체 및 사이버마켓 업체들은 행정경비를 최소화하려고 노력해 왔다. 이를 위해 구매업체들은 공급업체의 카탈로그 및 응용 시스템과 연동해야 한다. 전자조달을 추진하기 전에 기업체들은 제품 공급업체들이 참여요구에 대응할 수 있는 능력이 있다는 것을 입증시키기 위해 그들과 대화의 길을 터야 한다. 물품구매 기업은 거래처리 요금의 인상 가능성을 이해해야 한다. 그러나 대부분의 지역에서는 요금 인상분을 유보하거나 다른 물품으로 보상하는 경우가 있다. 자동 전자구매의 효율성을 높이기 위해 구매업체들은 공급업체의 제안서를 평가할 때 그 업체의 상거래 능력도 함께 검토해야 한다.
전자조달 마켓을 개발하는 데는 데이터를 입수, 결합하고 이를 합리화하면서
관리하는 일이 매우 어려운 과제다. 광범위한 참여업체들로부터 입수한 다양한 형식의 콘텐츠를 결합, 정리하는 일이 지루한 작업이기 때문에 대부분의 e프로큐어먼트 소프트웨어업체들은 이 업무를 다른 업체와 제휴해 처리하고 있다. 계약가격의 관리, 대량 물품구입에 대한 할인, 지역별 가격의 차이 등도 복잡한 문제다.
e프로큐어먼트 소프트웨어는 구입한 물품에 대한 대금을 구매카드, 전자화폐, 전자송금 또는 수표 등을 사용해 지불할 수 있어야 한다. 이 시스템을 이미 도입한 업체들의 경험에 비추어 보면 EDI기반 전자송금과 구매카드를 지원하는 기능이 무엇보다도 우선적으로 필요한 것으로 나타났다. 그렇지만 e프로큐어먼트 응용 프로그램은 기존의 전통적인 지불수단을 지원하는 기능도 있어야 한다. 구입물품 대금지불과 관련, 각 거래지역에서의 세금 또는 관세나 기타 법규가 정한 비용을 산출해야 한다. 아직은 이런 기능을 가진 응용 프로그램이 없으나 앞으로는 각 지역에서 부과될 가능성이 있는 모든 세금이나 관세 등의 산출을 지원해야 할 것이다.
e프로큐어먼트 시스템에는 구매활동의 분석을 통한 구매과정을 감시할 수 있는 최적화 툴이 필요하다. 이를 통해 기업은 구매활동을 더욱 효율적으로 추진할 수 있다. 이 기능은 구매관행을 확인하고 중복 또는 편중 계약 등을 가려낼 수 있게 해 준다. 최적화 툴에서 중요한 것은 분석기능과 구조다. 분석 및 보고기능은 지출의 성격을 더 잘 파악하고 사용자 행태의 일부를 알 수 있게 해준다. 기업은 e프로큐어먼트 소프트웨어의 어느 핵심기능 지표가 물품공급 업체의 업무처리 사항을 측정하게끔 분석할 수 있는지 여부와 그 기능을 소프트웨어가 직접 제공하는지 아니면 서드파티 툴과 응용 프로그램을 통해 하는지를 검토해야 한다. 일부 기업체들은 보고 기능의 중요성과 구매절차를 관리하는 데 있어서 기능의 역할을 과소평가하는 경향이 있다. 또한 기업은 어떤 기능과 옵션이 e프로큐어먼트 소프트웨어를 필요에 맞게 조정해주고 어느 기능이 유연성과 서비스를 강화해 주는지 그리고 어느 인터페이스가 다른 응용 프로그램과의 통합을 가능하게 해 주는지 등을 결정해야 한다.
일부 e프로큐어먼트 소프트웨어 업체들은 물품정보의 중앙집중화와 거래를 목적으로 사이버마켓을 개설했다. 기업체들은 이들 사이버마켓의 ‘검증’된 성능을 파악해야 한다. 이렇게 하려면 이들 마켓이 지원하는 표준기반의 문서교환 수 및 형태, 거기에서 거래하는 판매업체 및 제품, 제공정보의 완벽성과 정확도, 사용의 편리성 등을 분석해야 한다.
이들 사이버마켓은 기업이 e프로큐어먼트 응용 프로그램을 설치하는 데 몇 가지 가치있는 역할을 할 수 있다. 이들은 최종 사용자들이 청구서를 작성할 수 있는 자료가 되는 정리되고 합리화된 콘텐츠 자원을 제공할 수 있다. 사이버마켓은 또 공급업체 응용프로그램과 이질적인 e프로큐어먼트 응용 프로그램 사이에 번역계층을 제공할 수 있다. 그러나 현재 개설된 e프로큐어먼트의 사이버마켓 중에는 이러한 기능을 제대로 제공하지 않는 것들도 있다. 또 어느 것은 전자상거래 사업모델이나 라이선스 전략, 거래관련 수수료 등의 프로그램이 불완전해 얼마 안가서 무용지물이 되는 것도 있다. 그뿐 아니라 어느 e프로큐어먼트 응용 프로그램 업체는 사이버마켓에 대한 비중을 너무 크게 두어 새로운 제품을 개발하는 대신 사이버마켓의 용량을 강화하는 데 주력하는 경우도 있다.
기업은 e프로큐어먼트 응용 프로그램을 평가할 때 그 프로그램이 다른 독자적인 사이버마켓과의 상호작용이 가능한지를 분석해야 한다. 이를 위해서는 응용 프로그램 업체의 사업모델도 검토해야 한다. 또 기업은 응용 프로그램이 상거래 및 카탈로그 상호작용 표준을 지원하는지를 평가해야 한다. 이와 함께 e프로큐어먼트 소프트웨어의 외부지향적, 기업간 상호작용 기능도 평가해야 한다.