한국후지제록스는 서울 순화동에 위치한 AIA타워 5층에 '통합문서관리센터(TDC)'를 구축했다고 10일 밝혔다.
센터는 한국후지제록스가 문서 커뮤니케이션 프로세스를 개선해 업무 생산성과 효율성 향상을 지원하는 공간이다. 4명의 전문가가 상주하면서 인쇄물 관련 상담 및 제작, 문서·집기 저장, 행낭 우편, 메일룸 운영 서비스를 제공한다. 전사 차원 문서 업무 효율성과 생산성을 높인다.
기존 각 부서별로 임의로 제작, 관리하던 팸플릿이나 약관 인쇄물을 통합문서관리센터가 통합 관리한다. 불필요한 외부 제작을 방지하고 최적의 문서 업무 환경을 지원한다.
인쇄물 제작은 간편하게 웹으로 요청할 수 있다. 신청 즉시 인쇄 전문가(DA)와 편집 디자이너가 가장 최적화된 제작 방안을 제안한다. 전문 제작 인력을 투입, 인쇄물을 자체 제작할 수 있어 제작 비용을 줄인다. 단가 위주의 일회성 비용 절감이 지속적인 업무 생산성과 효율성을 높일 수 있다.
디자인 가이드나 내부 심의 인쇄물 제작 과정 등 복잡한 업무는 헬프데스크를 신설해 일원화했다. 인쇄물 통합관리 시스템으로 발주 누락 및 중복 발주 등 업무 혼선을 최소화 했다.
체계적인 데이터베이스(DB)도 구축했다. 영업 채널별 수요, 판매 실적, 개정 이력 데이터를 통해 실수요에 근거한 인쇄물 발주, 관리가 가능하다. 입·출고 이력 관리 데이터에 기반을 둔 다각적 운영 보고로 지속적인 업무 개선 방안을 제안한다.
차태진 AIA생명 대표는 “단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서 관리 환경을 개선해 업무 생산성과 효율성을 높이는 게 목표”라고 밝혔다.
양희강 한국후지제록스 대표는 “통합문서관리센터 구축으로 AIA생명 업무 효율 개선, 비용 절감 과제를 해결하는 동시에 핵심 업무에 집중할 수 있는 환경을 지속적으로 지원하겠다”고 말했다.
권동준기자 djkwon@etnews.com
