종이문서 업무 탈피…전 직원 실시간 협업 기반 마련
비즈오피스(kt cloud BizOffice)는 전자결재·메신저·일정관리·프로젝트 관리 등 기업의 핵심 업무 기능을 통합해 제공하는 SaaS 기반 그룹웨어 서비스로 kt 클라우드와 가온아이가 함께 운영하고 있다.
경기도 성남 지역의 대표 여객 운송 기업인 성남시내버스는 비즈오피스를 도입하며 본사·영업소·운행 현장까지 아우르는 통합 협업 기반을 구축했다. 비즈오피스 도입 배경과 이후의 변화에 대해 성남시내버스 관리부 엄태완 과장에게 들어봤다.
성남시내버스는 시내버스 운영을 중심으로 성남여객버스와 성남시 교통약자 이동지원센터까지 폭넓은 여객 운송 서비스를 제공하는 성남 지역 대표 운송 기업이다. '승객을 존경하는 회사, 사랑하고 자랑하는 회사, 강하고 경쟁력 있는 회사' 이념으로 삼아 고객의 편리성과 안전성을 최우선 가치로 두고 있다.
성남시내버스는 차량 운행·배차·정비·인사·민원 대응 등 다양한 업무가 복합적으로 얽혀 있고 본사·영업소·운행 현장이 물리적으로 분산되어 있어 실시간 정보 공유와 빠른 의사결정이 무엇보다 중요한 산업 특성을 갖고 있다.
성남시내버스는 기존에 종이문서 기반 결재 체계를 운영해 왔다. 하지만 본사와 영업소가 지방에 분산되어 있는 조직 구조 특성상, 종이문서를 결재권자에게 전달하고 회신받는 과정이 예상보다 훨씬 많은 시간을 요구했다.
성남시내버스는 본사와 영업소가 지방에 분산되어 있어 기한 내 결재가 완료되지 않아 제출 기한을 놓치는 경우도 있었다며 종이 결재 시절의 어려움을 전했다.
긴급 사안이나 회신기한이 정해진 문서의 경우에도 결재권자가 이동 중이거나 다른 사업장에 있을 때는 처리가 지연될 수밖에 없었다. 여러 사업장과 부서가 분산되어 운영되는 환경 특성상 거점 간 실시간 협업에도 한계가 있었다.
이에 성남시내버스는 단순한 결재 전산화 수준을 넘어, 각 거점을 하나로 연결할 수 있는 클라우드 기반의 통합 협업 환경 구축이 필요하다고 판단했다. 업무 효율성과 신속한 의사결정 체계 강화, 나아가 보다 체계적인 스마트 교통 운영 시스템 구축을 목표로 비즈오피스 도입을 결정했다.
성남시내버스는 도입 전 여러 그룹웨어 솔루션을 검토했으며 세 가지 기준을 중점적으로 고려했다. 첫째 운전기사 등 현장 직원 누구나 쉽게 사용할 수 있는 직관적인 인터페이스, 둘째 전자결재·메신저·프로젝트 관리 등 현장 운영에 필요한 기능의 완성도, 셋째 지속적인 서비스 개선과 안정적인 고객 지원 체계였다.
비즈오피스는 이 세 가지 기준을 모두 충족하는 솔루션으로 평가됐다. 현장 직원도 별도 교육 없이 바로 적응할 수 있을 만큼 사용이 간편했고 전담 컨설팅 담당자가 배정되어 도입 초기부터 성남시내버스의 운영 환경에 맞는 세팅과 밀착 지원을 제공했다.
엄태완 과장은 “구축형 그룹웨어에 버금가는 기능을 클라우드 서비스로 제공한다는 점에서 비용 효율성과 기능 완성도를 동시에 갖춘 선택이었다”며 “특히 컨설팅 담당자가 도입 초기부터 밀착 지원을 제공해 현장 적응 속도가 빨랐다”고 말했다.
비즈오피스 도입 이후 성남시내버스에서 가장 크게 달라진 점은 흩어져 있던 거점이 하나의 플랫폼으로 연결되었다는 것이다. 본사 관리자, 영업소 담당자, 현장 운전기사가 같은 메신저와 전자결재 시스템을 사용하면서 업무 지시와 보고가 실시간으로 이루어지게 됐다.
특히 눈에 띄는 변화는 결재 처리의 질적인 측면에서 나타났다. 종이문서 시절에는 결재가 언제 완료될지 예측하기 어려워 문서를 넘기는 데 급급했다면 도입 후에는 결재권자가 문서를 검토하는 시간 자체가 확보됐다.
엄 과장은 “지금은 종이문서보다 오히려 결재 문서를 꼼꼼히 볼 여유가 생겼다”며 도입 전과 확연히 달라진 업무 환경을 설명했다.
운행·배차·정비·인사 등 각각 별도로 관리되던 업무가 하나의 플랫폼으로 통합되면서 업무 처리 시간이 눈에 띄게 단축됐다. 전화나 문서 전달에 의존하던 절차가 간소화되어 담당자가 자리를 비워도 업무가 지연되는 상황이 크게 줄었다.
운송업에서 가장 민감한 영역인 사고·민원·긴급 상황 대응에서도 확실한 변화가 나타났다. 현장에서 상황이 발생하면 메신저를 통해 즉시 본사에 공유되고, 관련 부서가 동시에 상황을 파악해 신속하게 대응 지시를 내릴 수 있게 됐다.
주목할 만한 변화는 프로젝트 기능의 활용이다. 성남시내버스는 비즈오피스의 프로젝트 기능을 활용해 인력 채용 현황과 버스 출고 현황을 매월 실시간으로 관리하고 있다.
각 프로젝트에 관련 인원을 태스크로 추가해 담당자와 진행 상황을 명확히 하고 매월 인력·차량 운영 흐름을 프로젝트 단위로 관리하고, 노선에 운전기사가 부족한지, 차량 출고가 정상적으로 이루어지고 있는지, 주유·정비 작업이 계획대로 진행 중인지 등을 한눈에 파악할 수 있게 되면서 배차 계획의 정확도와 현장 대응력이 크게 향상되었다.
엄 과장은 “인력 채용 현황과 차량 출고 현황을 프로젝트 기능으로 관리하면서 배차 계획의 정확도가 눈에 띄게 높아졌다”며 “부서 간 정보가 실시간으로 공유되기 때문에 상황 변화에 훨씬 빠르게 대응할 수 있게 됐다”고 밝혔다.
성남시내버스는 비즈오피스를 기반으로 본사·영업소·현장을 실시간으로 연결하는 통합 업무 플랫폼을 구축했다. 단순한 그룹웨어 도입을 넘어, 버스 운송업 특유의 분산된 운영 환경에 맞춘 실질적 협업 체계를 마련했다는 점에서 의미가 크다.
엄 과장은 유사 조건의 다른 운송·운수 회사에도 비즈오피스 도입을 권할 만하다는 뜻을 밝혔다. 사업장이 분산되어 있고 현장 인력 비중이 높은 조직일수록 실시간 협업 기반의 효과가 크다는 판단에서다.
앞으로도 성남시내버스는 비즈오피스를 기반으로 스마트 교통 운영 환경을 지속적으로 고도화할 계획이다.
엄 과장은 “비즈오피스는 단순한 업무 시스템을 넘어 본사와 차고지, 그리고 현장을 하나로 연결하는 통합 업무 플랫폼”이라며 “버스 운송업처럼 사업장이 분산되어 있고 현장 인력이 많은 환경에서도 누구나 쉽게 활용할 수 있었던 점이 가장 만족스러운 부분”이라고 비즈오피스에 대한 만족감을 나타냈다.
권상희 기자 shkwon@etnews.com
