기업의 생성AI 도입이 빠르게 확산되고 있지만, 개별 업무에서 AI를 활용하는 수준을 넘어 조직 전체의 생산성을 높이는 데는 여전히 과제가 남아 있다. 문서 작성과 정보 검색, 회의 요약에 AI를 사용하더라도 프로젝트 이력과 의사결정 과정이 여러 업무 시스템에 분산돼 있으면 담당자는 필요한 정보를 다시 찾고 확인해야 한다. AI가 생성한 결과의 정확성을 검토하고 접근 권한과 승인 절차를 관리하는 일도 중요해졌다.
특히 기업의 AI 활용이 개인 업무 보조에서 여러 단계의 업무를 자율적으로 수행하는 AI 에이전트로 확대되면서 업무 정보의 연결성과 신뢰성이 핵심 과제로 떠올랐다. AI 에이전트가 정확한 업무를 수행하려면 관련 문서와 프로젝트 진행 상황, 담당자, 이전 의사결정 기록을 함께 파악해야 한다. 이러한 정보가 연결되지 않으면 AI가 생성한 결과를 검증하기 어렵고, 업무 자동화의 효과도 제한될 수 있다.
노션(Notion)이 전 세계 16개 시장의 리더와 실무자 6118명을 대상으로 실시한 '글로벌 AI 전환 연구 2026'에 따르면, 한국에서 AI가 반복·복합 업무를 자율적으로 수행하는 레벨 3~4 단계 조직의 비중은 15.7%로 글로벌 평균 12.4%와 미국·일본의 각 11%를 웃돌았다.
그러나 한국 기업의 84%는 여전히 개인 업무 보조 중심의 레벨 1~2 단계에 머물렀다. 실무자의 52.7%는 AI가 생성한 결과를 신뢰하기 어렵다고 답했으며, 승인되지 않은 AI 도구 사용을 우려하는 응답도 66.6%에 달했다. 두 우려 모두 글로벌 평균보다 높았다. AI 도입 속도에 비해 조직 차원의 업무 관리와 통제 체계가 충분히 갖춰지지 않았다는 의미다.
이러한 문제를 해결하기 위해 기업은 AI 도구를 추가하는 것뿐 아니라 업무 정보와 조직 지식을 통합하고, AI 에이전트가 이를 활용해 실제 업무를 수행할 수 있는 환경을 마련해야 한다. 동시에 업무 진행 상황과 AI 실행 결과를 확인하고, 담당자의 검토와 승인을 거치는 관리 체계가 필요하다.
노션은 문서와 데이터베이스, 프로젝트, 회의록, 조직 지식과 AI 에이전트를 하나의 워크스페이스에 통합하는 협업 AI 플랫폼이다. 구성원이 동일한 업무 정보를 공유하고 AI가 축적된 지식을 활용해 정보를 검색하거나 반복 업무를 수행할 수 있다. 기존 업무 시스템과 연동하면서 프로젝트 관리, 보고, 검토, 승인까지 연결해 조직 전체의 업무 생산성을 높일 수 있다.
노션의 핵심 기능은 기업의 업무 정보와 지식을 하나의 공간에서 연결하고, 이를 사람과 AI 에이전트가 함께 활용하도록 하는 것이다. 프로젝트 페이지와 태스크 데이터베이스, 회의록, 보고 자료를 서로 연결해 업무 진행 과정과 의사결정 이력을 지속적으로 축적한다.
프로젝트 담당자가 변경되거나 새로운 구성원이 합류하더라도 이전 논의와 결정 사항을 확인할 수 있다. AI 에이전트 역시 관련 문서와 데이터를 참조해 업무 내용을 파악하므로 여러 시스템에서 정보를 반복적으로 검색하고 취합하는 부담을 줄일 수 있다.
프로젝트와 업무 관리는 관계형 데이터베이스를 중심으로 이뤄진다. 프로젝트, 태스크, 이슈, 담당자, 일정 등의 정보를 입력하면 동일한 데이터를 칸반 보드, 타임라인, 캘린더, 표 등 다양한 화면으로 확인할 수 있다.
진행률과 지연 항목은 롤업과 필터를 통해 자동 집계한다. 사전에 설정한 조건에 따라 담당자에게 알림을 보내거나 업무 상태를 변경하고 담당자를 배정하는 자동화도 가능하다. 기업은 표준 템플릿을 활용해 공통 업무 절차를 관리하면서 부서와 현장별 요구사항은 선택형 모듈로 반영할 수 있다.
AI 기능은 별도의 업무 도구가 아닌 기존 업무 과정에 직접 연결된다. AI 미팅 노트 기능인 노션 노트테이커(Notion Notetaker)는 회의 내용을 기록하고 주요 논의 사항과 후속 조치 항목을 추출해 태스크와 연결한다. 회의가 끝난 뒤 담당자가 내용을 다시 정리하거나 업무 항목을 수동으로 등록하는 시간을 줄인다.
AI 에이전트는 사내 문서와 데이터베이스를 근거로 질문에 답하고 보고서와 문서 초안을 작성한다. 팀별로 구성하는 커스텀 에이전트는 반복 업무를 담당하는 AI 팀원으로 활용할 수 있다. 일정이나 특정 조건에 따라 자동 실행되며, 부여된 접근 권한 안에서만 정보를 처리한다.
데이터베이스의 항목을 AI로 자동 입력하거나 사내 업무 지식을 기반으로 내부 질의응답을 처리하는 것도 가능하다. AI가 생성한 결과에는 관련 근거 페이지를 연결해 담당자가 내용을 확인할 수 있도록 한다. 검토와 승인 절차를 업무 과정에 포함해 AI 실행 결과를 관리한다.
기존 기업 시스템과의 연동도 중요한 기능이다. 노션은 슬랙(Slack), 마이크로소프트 팀즈(Teams), 구글 워크스페이스(Google Workspace), 스노우플레이크(Snowflake) 등과 연결할 수 있다. API와 개발자 플랫폼을 활용하면 기업 내부 시스템의 데이터도 연계할 수 있다.
기업은 전사적자원관리(ERP)와 제조실행시스템(MES) 등 기존 핵심 시스템을 유지하면서 프로젝트 정보와 업무 보고, 협업 기록을 노션에서 연결할 수 있다. 기존 시스템을 전면 교체하지 않고도 부서별 업무 정보의 활용 범위를 확대할 수 있다는 점에서 기업의 도입 부담을 줄인다.
업무 초안 작성부터 검토와 승인까지 버튼과 알림을 이용한 워크플로를 구성할 수 있으며, 승인 이력은 관련 페이지에 기록된다. 정기 보고는 데이터베이스 화면과 자동 알림을 통해 지정된 시각에 담당자에게 전달할 수 있다. 모바일 앱에서도 동일한 업무 정보를 확인할 수 있어 현장 구성원의 기록과 승인 업무에도 활용된다.
AI 에이전트가 기업 내부 문서와 데이터에 접근하는 범위가 확대되면서 업무 자동화와 함께 보안 및 거버넌스 관리가 중요해졌다. 조직의 업무 정보를 통합하더라도 사용자별 접근 권한과 데이터 처리 범위를 통제하지 못하면 정보 유출이나 승인되지 않은 AI 사용에 대한 우려가 커질 수 있다.
노션은 기업 환경에서 요구하는 싱글사인온(SSO), 시스템 간 도메인 ID 관리(SCIM), 세분화된 접근 권한, 감사 로그 기능을 제공한다. 관리자는 구성원의 접근 범위를 설정하고 워크스페이스에서 발생한 주요 활동을 확인할 수 있다.
엔터프라이즈 요금제에서는 데이터 저장 위치를 한국 또는 미국으로 선택하는 데이터 레지던시 기능을 제공한다. 기업은 내부 데이터 관리 정책과 규제 요구사항을 고려해 저장 지역을 결정할 수 있다.
보안 및 개인정보보호와 관련해서는 SOC 2 Type II, ISO 27001, ISO 27701 인증을 확보했으며 금융보안원의 클라우드 서비스 제공자(CSP) 평가도 완료했다.
AI 사용량과 비용 관리 기능도 포함된다. 관리자는 대시보드에서 AI 사용량과 비용을 확인하고 워크스페이스 단위로 배분할 수 있다. AI 활용이 확대되는 과정에서 조직별 사용 현황과 운영 비용을 파악하는 데 필요한 기능이다.
AI 도입 이후 조직 전체로 활용을 확대하기 위한 운영 기능도 마련돼 있다. 기업은 템플릿 갤러리와 교육 자료를 배포해 업무 절차를 표준화할 수 있다. AI 활용 경험이 많은 구성원을 내부 챔피언으로 지정하고 부서별 적용 사례를 공유하는 방식도 국내 기업의 도입 현장에서 활용되고 있다.
이러한 기능은 업무 자동화와 조직 차원의 관리 체계를 함께 구축해야 하는 기업에 중요하다. 구성원이 사용하는 업무 데이터와 AI 실행 결과, 접근 권한, 승인 이력을 연결해 업무 생산성과 관리 수준을 함께 높일 수 있다.
노션의 업무 통합과 AI 자동화 효과는 국내 기업의 도입 사례에서도 확인된다.
글로벌 뷰티 브랜드 아누아 등을 운영하는 더파운더즈는 연매출 7,000억원 규모로 성장하는 과정에서 업무 정보가 슬랙과 노션 등 여러 공간에 나뉘어 저장되고 회의 이후 의사결정의 맥락이 제대로 남지 않는 문제를 겪었다.
더파운더즈는 노션을 조직의 단일 진실 공급원(SSOT)으로 정하고 프로젝트 이력과 업무 지식을 통합했다. AI를 활용해 2년간 축적된 장기 프로젝트 이력을 요약하고 전체 프로젝트의 주요 마일스톤을 설정하는 작업을 사흘 만에 완료했다.
구성원들이 직접 커스텀 에이전트를 개발해 반복 업무를 자동화한 것도 주요 변화다. 글로벌 세일즈팀은 슬랙 메시지를 읽고 요약하는 일일 다이제스트 에이전트와 하루 100통이 넘는 해외 이메일을 요약하고 답장을 작성하는 에이전트를 활용했다.
이를 통해 1인당 생산성을 600% 높였으며, 효과가 확인된 에이전트는 사내 '박수박수' 채널을 통해 다른 구성원에게 공유했다. 신규 입사자를 위한 지식 베이스를 구축한 이후에는 단순 문의가 50% 감소했다.
CJ그룹의 IT 서비스 기업 CJ올리브네트웍스도 노션을 활용해 장기 프로젝트의 정보 관리와 고객 대응 업무를 개선했다. 이 회사는 6개월에서 1년 이상 진행되는 프로젝트의 이력이 개인 엑셀 파일과 메신저 등에 분산돼 있어 과거 회의록을 찾는 데 하루가 걸리는 경우도 있었다.
AX 솔루션사업팀은 AI 노트 기능을 활용해 회의 내용을 정리하고 주요 논의와 후속 조치 항목을 추출했다. 회의록 정리 시간을 3분으로 단축했으며, 관계형 데이터베이스 속성으로 회의록과 프로젝트를 연결한 자체 고객관계관리(CRM) 시스템도 구축했다.
영업 담당자와 프로젝트관리조직(PMO)이 동일한 프로젝트 정보를 확인할 수 있게 되면서 프로젝트 정보 탐색 시간이 50% 감소했다. 고객에게 제공하는 기술 매뉴얼은 웹 페이지로 공유해 별도의 문서 배포 절차를 줄였다. AI를 이용해 개발자 중심의 기술 용어를 고객이 이해하기 쉬운 표현으로 바꾸면서 단순 고객서비스(CS) 대응 시간도 70% 단축했다.
해외 기업에서도 업무 생산성 개선 사례가 나타났다. 노션이 소개한 도입 성과에 따르면 토요타(Toyota)는 프로젝트 진행 기간을 기존의 3분의 1 수준으로 줄였으며, 오픈AI(OpenAI)는 반복 업무 처리 속도를 6배 높였다. 버셀(Vercel)은 제품 출시 속도를 35% 개선했다.
이들 사례에서 공통적으로 나타나는 변화는 업무 정보를 확인하고 취합하거나 반복적으로 요청하는 데 필요한 시간이 감소했다는 점이다. 프로젝트 진행 과정과 의사결정 기록을 조직의 지식 자산으로 축적하고 AI가 이를 활용하면서 정보 검색과 보고, 고객 대응 등 여러 업무의 효율성을 높였다. 다만 개별 성과는 각 기업의 적용 업무와 운영 환경에 따른 결과다.
노션은 앞으로 AI 에이전트가 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 지속적으로 활용할 수 있도록 맥락 시스템(Context System) 기능을 확대할 계획이다.
현재 노션에서 생성되는 페이지의 약 절반은 AI 에이전트가 작성하고 있으며, 외부 에이전트가 노션에 접근하기 위해 사용하는 모델 컨텍스트 프로토콜(MCP) 사용량은 최근 1년 동안 60배 증가했다.
노션은 이러한 사용 확대에 대응해 커스텀 에이전트 기능과 개발자 플랫폼, 외부 시스템 연동 범위를 확장할 예정이다. 기업 내부 데이터와 다양한 AI 에이전트가 연결되는 환경에서 업무 정보를 보다 폭넓게 활용할 수 있도록 기능을 강화한다.
국내 기업을 위해서는 한국 데이터 레지던시와 한국어 지원도 강화할 계획이다. 기업의 데이터 관리 요구사항을 충족하면서 한국어 기반 업무 환경에서 AI 활용도를 높이기 위한 조치다.
노션은 문서와 프로젝트를 관리하는 협업 도구에서 조직의 업무 지식과 AI 에이전트를 연결하는 기업용 AI 워크스페이스로 활용 범위를 넓혀가고 있다. 기업은 기존 업무 시스템을 유지하면서 정보 관리와 업무 자동화, AI 거버넌스를 통합해 조직 전체의 AI 활용 수준을 높일 수 있다
유은정 기자 judy6956@etnews.com